Integracja z KSeF

Integracja z KSeF: faktury z zamówień idą prosto do KSeF

OpenLinker sam buduje fakturę FA(3) z danych zamówienia, nadaje jej numer z Twojej numeracji i wysyła ją do KSeF. Numer KSeF, status i UPO widzisz przy zamówieniu, czy przyszło ze sklepu, czy z marketplace’u. Do wystawiania nie potrzebujesz osobnego programu do faktur.

Wypróbuj demo Ile to kosztuje

Na start potrzebujesz:token KSeF z uprawnieniem do wystawiania fakturNIP, nazwę i adres firmy do faktury

Licencja 0 zł
Bez opłaty od zamówienia
Instalujesz u siebie albo robimy to za Ciebie

Zamówienie

opłacone albo wysłane

marketplace’yTwój sklep

dane do faktury →↓

OpenLinker

buduje fakturę FA(3)

faktura FA(3) →↓

←↑ numer KSeF, UPO

KSeF

nadaje numer i UPO

W skrócie. OpenLinker to system do obsługi zamówień z otwartym kodem i licencją 0 zł, który sam buduje faktury FA(3) do zamówień ze sklepów i z marketplace’ów i wysyła je prosto do KSeF. Numer KSeF i UPO pojawiają się przy zamówieniu, gdy KSeF przyjmie fakturę, a korektę wystawiasz od faktury takiej, jaka poszła do KSeF.

Brzmi znajomo?

Faktura w osobnym programie

Zamówienie w jednym oknie, program do faktur w drugim. Przepisujesz NIP, pozycje i dostawę, a potem sprawdzasz, czy faktura doszła do KSeF.

„Czy ta faktura jest już w KSeF?”

Klient albo księgowa pytają o numer KSeF, a Ty logujesz się do kolejnego systemu, żeby go znaleźć.

Korekta od faktury, która już nie pasuje do zamówienia

Zamówienie zmieniło się po wystawieniu faktury, a korekta musi wyjść od tego, co naprawdę poszło do KSeF. Pierwotnych pozycji szukasz ręcznie.

Poniedziałek: 60 faktur w KSeF i jedna korekta, bez otwierania drugiego programu

08:10Kawiarnia płaci na marketplace’ie za ekspres i podaje NIP. Masz włączone wystawianie po opłaceniu, więc OpenLinker sam buduje fakturę FA(3), nadaje jej numer z Twojej serii i wysyła do KSeF.
08:40KSeF przyjął fakturę. Przy zamówieniu jest już numer KSeF, a obok przycisk do pobrania UPO.
11:30Klient oddaje jeden z dwóch kubków. Wystawiasz korektę od faktury takiej, jaka poszła do KSeF, a korekta dostaje własny numer KSeF.
17:00Koniec dnia: 60 faktur w KSeF. Każdą znajdziesz przy jej zamówieniu i na liście faktur.

Faktury KSeF, poniedziałek 2.11 60 Przykład

Kanał	Nabywca	Faktura	KSeF
Allegro	Kawiarnia Pod Lipą sp. z o.o.	FV/2026/11/0001	przyjęta
Sklep	Anna K.	FV/2026/11/0014	przyjęta
ERLI	Piotr N.	FV/2026/11/0027	przyjęta
Allegro	Ewa L.	FV/2026/11/0060	wysłana, czeka na numer

Przyjęte 59, czeka na numer KSeF 1. Do tego 1 korekta.

FV/2026/11/0001 Przyjęta w KSeF

NabywcaKawiarnia Pod Lipą sp. z o.o., NIP 111-111-11-11

Kwota1 299,00 zł brutto

Numer KSeF1234563218-20261102-4A7C2E91B05D-11

UPOdo pobrania przy fakturze

60 faktur w KSeF bez przepisywania. Twoja praca: jedna korekta.

Zobacz to w demo

Dane w przykładzie są zmyślone: zamówienia, firmy i numery.

Co OpenLinker robi za Ciebie

Opłacone albo wysłane zamówienieGdy włączysz automat, faktura powstaje sama w wybranym momencie. Jeśli kupujący podał NIP, faktura jest na firmę.
Wysłana fakturaKSeF nadaje numer w tle. OpenLinker sam go sprawdza i dopisuje do faktury przy zamówieniu, razem z UPO.
Odrzucona fakturaStatus widzisz przy fakturze, zanim zapyta o nią klient. Poprawiasz dane i wystawiasz ją jeszcze raz.
Zwrot albo zmiana cenyKorekta powstaje od faktury takiej, jaka poszła do KSeF, i dostaje własny numer KSeF.

Szczegóły techniczne

Kiedy powstaje faktura: ręcznie z zamówienia albo automatycznie: po opłaceniu lub po wysyłce; na start ręcznie
Dokumenty: faktura VAT i faktura korygująca w schemacie FA(3)
Numeracja: nadaje OpenLinker według serii, które ustawiasz w połączeniu
Numer KSeF i UPO: sprawdzane automatycznie, domyślnie co 30 minut
Waluty: PLN, EUR, USD, GBP i CZK; przy obcej walucie kwota VAT także w złotych, po kursie NBP
Płatność na fakturze: forma płatności, termin, rachunek bankowy i skonto z ustawień połączenia
Kod weryfikacyjny: kod QR z linkiem do faktury w KSeF przy podglądzie faktury
Gdy KSeF nie odpowiada: faktura zostaje zapisana jako czekająca na wysłanie i nie przepada
Jedno zamówienie: jeden dokument sprzedaży, także po ponowieniu i zerwanym połączeniu

Twoje reguły działają same

Dokument powstaje sam po opłaceniu albo po wysłaniu zamówienia, a reguły decydują, który i gdzie. Na przykład:

Jak działają automatyzacje w OpenLinkerze

Przykładowa reguła

Gdy

Zamówienie zostanie opłacone

Tylko jeśli

kupujący podał NIP

Wtedy

Wystaw e-fakturę w KSeF

Numer KSeF, który widzisz przy zamówieniu

Fakturę buduje OpenLinker, a numer nadaje KSeF, gdy ją przyjmie: 35 znaków w czterech częściach. Pojawia się przy zamówieniu sam, więc kupującemu odpowiadasz bez logowania do Aplikacji Podatnika.

Numer KSeF, część po częściPrzykład

1234563218-20261102-4A7C2E91B05D-11

1234563218NIP sprzedawcy, czyli Twój. 10 cyfr, nie NIP kupującego.

20261102Dzień, w którym KSeF przyjął fakturę (RRRRMMDD).

4A7C2E91B05D12 znaków nadanych przez KSeF.

11Suma kontrolna. Pomaga wyłapać literówkę, gdy ktoś przepisuje numer.

1 lutego 2026
Obowiązek KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
1 kwietnia 2026
Obowiązek KSeF dla pozostałych firm.
do 31 grudnia 2026
Faktury poza KSeF są jeszcze dopuszczalne, gdy ich suma brutto nie przekracza 10 000 zł w miesiącu.
1 stycznia 2027
Od tego dnia ustawa przewiduje kary. 20 października 2026 rząd przyjął projekt, który przesuwa je na 31 grudnia 2027. To projekt, nie obowiązujące prawo. Odroczenie kar nie zdejmuje obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Stan na 28 października 2026. Źródła: ksef.podatki.gov.pl, gov.pl/web/finanse. To nie jest porada prawna ani podatkowa.

Nie musisz wierzyć nam na słowo

Każdą z tych rzeczy sprawdzisz sam, zanim cokolwiek podłączysz.

Faktura nie powstanie dwa razyDo jednego zamówienia OpenLinker wystawia jeden dokument, także gdy połączenie z KSeF zerwie się w trakcie. Gdy nie wiadomo, czy faktura dotarła, najpierw szuka jej w KSeF i nie wysyła jej na ślepo drugi raz.Zobacz kod integracji z KSeF
Wypróbuj demoZarejestruj się w demo i przejrzyj zamówienia, przesyłki i dokumenty na przykładowych danych, zanim podłączysz swój sklep.Wypróbuj demo
Kod jest otwartyTy albo Twój zespół wdrożeniowy możecie przejrzeć integrację z KSeF, zanim cokolwiek uruchomicie.Zobacz kod integracji
Licencji nikt Ci nie odbierzeApache 2.0 nie da się cofnąć, a żadna funkcja nie czeka za abonamentem. Kod może dalej rozwijać każdy programista.Licencja

Ile zapłacisz co miesiąc

Za licencję OpenLinkera nie płacisz nic, niezależnie od tego, ile sprzedajesz. Płacisz za serwer, a jego cena rośnie razem z ruchem, nie od każdego zamówienia.

Zamówienia w miesiącu	Mniej więcej dziennie	Serwer, szacunkowo
do 1 000	ok. 30	ok. 150 zł / mies.
do 5 000	ok. 150	ok. 300 zł / mies.
do 10 000	ok. 300	ok. 1 000 zł / mies.
do 25 000	ok. 800	ok. 2 000 zł / mies.

Kwoty za serwer to szacunki z cennika OpenLinkera. Do tego dolicz kopie zapasowe.

Rachunki, które zostają po staremu

KSeFbez opłaty, to system Ministerstwa Finansów
Twoje biuro rachunkowewedług Twojej umowy, bez zmian
Opłata OpenLinkera za fakturę0 zł, przy każdej liczbie faktur

Kto to uruchomi

Samodzielnie

Kto uruchamia: Ty albo Twój zespół wdrożeniowy. Wystarczy jedno polecenie i kreator.
Kto pilnuje na co dzień: Ty
Co płacisz: Serwer z tabeli wyżej

Instrukcja instalacji

Z partnerem wdrożeniowym

Kto uruchamia: Agencja wdrożeniowa, którą wybierzesz
Kto pilnuje na co dzień: Partner, a za nim my, na umowie SLA
Co płacisz: Serwer i usługę partnera, według jego oferty

Zapytaj o partnera

Z nami

Kto uruchamia: My
Kto pilnuje na co dzień: My
Co płacisz: Serwer i utrzymanie, wyceniane indywidualnie

Poproś o wycenę

Nie masz agencji? Wdrożymy to z Tobą i pomożemy przenieść się z obecnego systemu.

Wszystkie integracje działają na tym samym serwerze, więc kolejna nie oznacza kolejnego abonamentu.

Allegro ERLI Shoper WooCommerce PrestaShop inFakt InPost DPD Wszystkie integracje

Kto Ci pomoże

Od uruchomienia po zmiany w API: na każdym etapie wiesz, kto się tym zajmuje.

Na starcie

Uruchomienie

Kto: Ty, partner albo my

Masz kreator i przewodnik krok po kroku. Jeśli nie chcesz robić tego sam, uruchomi to partner wdrożeniowy albo my. Uruchomimy to za Ciebie
Gdy coś przestaje działać

Pomoc na umowie SLA

Kto: My

Awarię, która zatrzymuje sprzedaż, zgłaszasz o każdej porze, także w weekend. Pytania techniczne przyjmujemy w dni robocze od 9 do 17 i odpowiadamy następnego dnia roboczego. Poziomy SLA
Gdy KSeF coś zmieni

Aktualizacje

Kto: My

Dostosowujemy integrację do zmian w API, a poprawka trafia do kolejnej wersji OpenLinkera. Instalujesz ją sam albo robi to partner lub my.

Do kogo z czym

Gdy coś nie działa, od razu wiesz, kto to naprawi.

Działanie KSeF, przerwy w systemie, tokeny i uprawnienia w Aplikacji Podatnika: Ministerstwo Finansów
Treść faktury: stawki VAT, sposób opodatkowania, dane nabywcy: Ty albo Twoja księgowa
Zbudowanie faktury FA(3), wysłanie do KSeF, numer KSeF i UPO przy zamówieniu: OpenLinker

Twoja instalacja należy do Ciebie: działa na Twoim serwerze, zamówienia i dane klientów są w Twojej bazie, a kod jest otwarty na licencji Apache 2.0.

Jak zacząć

W Aplikacji Podatnika KSeF wygeneruj token i zaznacz tylko uprawnienie do wystawiania faktur.
W OpenLinkerze dodaj połączenie KSeF, wpisz NIP, nazwę i adres firmy, wklej token i kliknij Testuj połączenie.
Ustaw numerację faktur i wybierz, kiedy faktura ma powstawać: ręcznie, po opłaceniu albo po wysyłce.

KSeF pokazuje token tylko raz. Skopiuj go od razu w bezpieczne miejsce, na przykład do menedżera haseł.

Nie chcesz robić tego sam? Uruchomimy to za Ciebie. Instrukcja krok po kroku (po angielsku).

Pytania o integrację z KSeF

Czy potrzebuję programu do faktur, żeby wystawiać w KSeF?

Nie. OpenLinker sam buduje fakturę FA(3) z danych zamówienia i wysyła ją do KSeF. Jeśli prowadzisz faktury w inFakcie, możesz przy nim zostać: integracja z inFaktem wyśle faktury do KSeF za Ciebie.

Skąd OpenLinker wie, że kupujący chce fakturę na firmę?

Z zamówienia. Allegro i ERLI przekazują NIP, gdy kupujący poprosi o fakturę VAT, PrestaShop, gdy wpisze NIP w adresie, a WooCommerce, gdy sklep ma wtyczkę do NIP. Faktura wystawiona automatycznie ma ten NIP.

Kiedy zobaczę numer KSeF?

Gdy KSeF przyjmie fakturę. KSeF nadaje numer w tle, a OpenLinker sam go sprawdza, domyślnie co 30 minut, i dopisuje do faktury przy zamówieniu razem z UPO.

Czy wystawię fakturę w euro?

Tak, a także w dolarach, funtach i koronach czeskich. Kwotę VAT OpenLinker podaje dodatkowo w złotych, po średnim kursie NBP.

Mam już faktury z innego narzędzia. Jak przejść bez dwóch faktur w KSeF?

Kanał po kanale. Wyłączasz faktury dla danego kanału w starym narzędziu i dopiero wtedy włączasz je tutaj. Do jednego zamówienia OpenLinker i tak wystawi tylko jeden dokument.

OpenLinker w skrócie

Czym jest: System do obsługi zamówień i integracji e-commerce z otwartym kodem
Licencja: Apache 2.0, 0 zł
Opłata od zamówienia: Brak
Gdzie działa: Na Twoim serwerze albo wdrożony przez nas lub agencję
Kod: github.com/openlinker-project/openlinker

Zobacz fakturę z numerem KSeF przy zamówieniu w demo

Zarejestruj się w demo i przejrzyj podłączony KSeF: faktury przy zamówieniach, numery KSeF, statusy i korekty, na przykładowych danych.

Wypróbuj demo Porozmawiajmy o wdrożeniu

Nie masz agencji? Zgłoś się do programu design partnerów, a wdrożymy to razem.

Kod tej integracji: libs/integrations/ksef na GitHubie